Compliance is niet meer weg te denken bij de meeste organisaties. Denk aan de gedragscode, cybersecurity of ethiek. Vaak lopen de meeste medewerkers niet echt warm voor lange documenten met juridische taal of gedragsregels, maar het moet nou eenmaal gebeuren. Hoe zorg je ervoor dat een compliance training niet alleen een afvinkoefening zijn, maar dat de deelnemers er ook echt iets van opsteken? En zijn er zelfs manieren waarop je compliance leuker kan maken? Lees verder voor voorbeelden van onze klanten en laat je inspireren!
Wat is compliance training?
Eerst even terug naar de basis. Wat is compliance eigenlijk? Compliance is het verwachte gedrag of de staat van zijn volgens vastgestelde richtlijnen, processen, of specificaties. Compliance wordt steeds belangrijker voor organisaties door een toenemend aantal voorschriften en richtlijnen. Deze kunnen worden vastgesteld door bijvoorbeeld de overheid, instanties, de industrie, vakbonden, of de organisaties zelf. Medewerkers moeten op de hoogte zijn van al deze compliance richtlijnen, en daarom ontwikkelen en bieden organisaties compliance training aan. Met employee compliance training zijn jouw medewerkers volledig op de hoogte van alle richtlijnen en voorschriften. Tenminste, als je het goed doet.
Compliance training plan
Het plan om compliance training te ontwikkelen en uit te rollen is voor elke organisatie anders. Wel zijn er enkele generieke punten om rekening mee te houden:
- Hou de training up-to-date: Zijn er veranderingen omtrent de richtlijnen of regelgeving? Zorg er dan voor dat deze zo snel mogelijk door worden gevoerd in de training.
- De aanpak: hoe ga je de informatie overdragen? Kijk naar de hoeveelheid informatie en ga vervolgens op zoek naar een goede manier om deze informatie te verspreiden. Plan bijv. geen lange fysieke meeting in, terwijl dezelfde informatie ook via een korte e-Learning verspreid had kunnen worden.
- Regelmatige herhaling: Zorg ervoor dat de mensen de kennis paraat hebben en bied regelmatige herhalingen aan.
- Tracking en resultaten: Hou bij wie welke trainingen hebben afgerond en zorg ervoor dat de resultaten inzichtelijk zijn.
Voorbeeld 1: Van lezen naar toepassen en doen
Hoe het was
Eén van onze klanten had een bestaand document van 14 pagina’s over de gedragscode (code of conduct). Het document bevat informatie over 7 kerndomeinen en aan het einde van het document moeten de medewerkers hun handtekening zetten om te ‘bewijzen’ dat zij de inhoud hebben gelezen en begrepen. Hoewel dit technisch gezien misschien volstaat om de wettelijke behoefte te dekken, is het niet de beste manier van kennisoverdracht en garandeert het op geen enkele manier dat mensen echt begrijpen wat ze lezen.
Hoe het verbeterd is
Aangezien het document goed in elkaar zit, besloten we samen met de klant om een extra dimensie toe te voegen aan de bestaande inhoud. We kozen voor het Learning Format STORYWISE met extra oefeningen gebaseerd op verschillende verhalen.
Hoe het gedaan is
Vanuit de inhoud van het document zijn 13 praktijksituaties gecreëerd die deelnemers in staat stellen te leren van het toepassen van de informatie uit het document. Deelnemers leren niet alleen van de feedback uit elke situatie, maar ze hebben ook de mogelijkheid om delen van het document opnieuw te bekijken.
Het resultaat
Een compliance training die niet alleen voldoet aan de wettelijke basisvereiste om alle werknemers te informeren, maar die dit ook combineert met een leerervaring. De oefeningen zijn erop gericht om de deelnemers de mogelijkheid te geven om de informatie uit het compliance topic echt te begrijpen en toe te passen. Op deze manier wordt het meer dan een afvinkoefening. Het zorgt voor een gedragsverandering en zorgt voor een beter begrip van de informatie.
Voorbeeld 2: Deelnemers leren alleen wat ze nog niet weten
Hoe het was
Meestal moeten verplichte compliance training modules jaarlijks herhaald worden. Veel klanten lopen er tegenaan dat deelnemers de cursus zagen als een verplichte taak die ze moesten afvinken. Hierdoor was het leerresultaat ongelooflijke laag. Dit komt vooral doordat deelnemers herhalen wat ze al weten, en dus zo ook veel tijd kwijt zijn zonder nieuwe dingen te leren.
Hoe het verbeterd is
De klanten waren op zoek naar een manier om de cursus aan te passen aan de bestaande voorkennis van elke deelnemer.
Hoe het gedaan is
In deze situaties wordt gekozen voor het leerprogramma FASTLANE. Bij dit programma starten de deelnemers met een intaketoets. Met deze toets kunnen zij hun voorkennis aantonen. Op basis van de uitkomst van deze adaptieve test, wordt bepaald welke activiteiten uit de cursus verplicht zijn, en voor welke onderdelen vrijstelling verkregen kan worden. Aan het eind van het complete programma, dient elke deelnemer een eindtoets af te leggen waarin de complete inhoud getoetst wordt. Zo rond elke deelnemer het programma af op hetzelfde niveau.
Het resultaat
Dit resulteert in een adaptief leerprogramma dat zich aanpast aan de voorkennis van de deelnemers. Niet op basis van hoe zij hun eigen kennis inschatten, maar op basis van objectieve resultaten. De motivatie van deelnemers om de verplichte cursus af te ronden neemt toe, omdat ze in ieder geval de erkenning krijgen als de bepaalde delen van de inhoud al kennen. Voor de organisaties zijn deze adaptieve cursussen ook een win-win situatie, aangezien zij een daling in doorlooptijd zien van maar liefst 30 tot 40 minuten per deelnemer. Dit terwijl men er toch zeker van is dat de deelnemers de vereiste kennis hebben verworven.
Voorbeeld 3: Traceren of mensen informatie lezen op het leersysteem
Hoe het was
Dit laatste voorbeeld is van een klant die informatie wilde delen met nieuwe werknemers over verschillende compliance onderwerpen. Ze hadden een systeem waarbij de nieuwe werknemer naar kantoor moest komen, een map met documenten moest ophalen en daarvoor moest tekenen bij de receptie. De registratie gebeurde in een centraal Excel-bestand zodat elke manager kon nagaan of hun teamleden de vereiste informatie hadden ontvangen.
Hoe het verbeterd is
Het is vast geen verrassing dat de klant dit proces graag wilde automatiseren om het eenvoudiger te maken. Ook wilden ze het integreren in het onboardingprogramma van het leersysteem.
Hoe het gedaan is
De oplossing werd gevonden in de Smart Program INFOGUIDE. Deze oplossing biedt een leesbevestigingsfunctie om bij te houden of alles is gelezen en begrepen. Naast de informatie die moet worden gelezen, worden interactieve elementen toegevoegd. Als elk vakje is aangevinkt, wordt het als voltooid geregistreerd in het Learning Management System (LMS).
Het resultaat
Het proces is nu veel efficiënter voor nieuwe medewerkers. Ook kunnen de managers bijhouden welke teamleden de cursussen hebben afgerond. Daarom is het Excel-document overbodig geworden.
Verbeter compliance training ervaringen en processen met FLOWSPARKS
Ben je op zoek naar manieren om de ervaringen rondom compliance trainingen voor jouw deelnemers te verbeteren? Of wil je processen vereenvoudigen? Vraag een demo aan voor meer informatie.