Het begrip “kennismanagement” zit al jaren in de lift. Deze term heeft de laatste jaren een grote opmars gekent op de werkvloer. Wij moeten steeds efficiënter omgaan met de kennis die binnen de organisatie aanwezig is zodat iedereen hier toegang toe heeft. Wat is kennismanagement nu precies? En waarom is het onmisbaar binnen een organisatie? Bekijk hier hoe FLOWSPARKS jou kan helpen.
Wat is kennismanagement?
Met kennismanagement organiseer je informatie, ofwel kennis. Een eenvoudige omschrijving, maar dat betekent niet dat het ook eenvoudig in de praktijk te brengen is. In een organisatie zweeft namelijk heel veel kennis rond. Bij kennismanagement zorg je ervoor dat vraag en aanbod over informatie samen komen. Enerzijds bied je de persoon die de kennis bezit, de mogelijkheid om de kennis op te slaan. Anderzijds zorg je ervoor dat de persoon die de kennis zoekt dit ook kan vinden.
Gerelateerd: lees onze blog over hoe een leercultuur jouw organisatie naar nieuwe hoogtes kan tillen.
Kennismanagement strategie
Om het bovenstaande proces van vraag en aanbod in goede banen de leiden, is het handig om na te denken over een strategie. In grove lijnen kan deze strategie er als volgt uit zien:
- Maak een inventarisatie van kennis onderwerpen
- Verzamel de kennis
- Borg de kennis en sla het op
- Deel de kennis met de juiste doelgroepen
- Voer periodieke checks uit om te kijken of de informatie nog up-to-date is
Een goed kennismanagement platform kan je helpen bij het uitvoeren van al deze stappen.
Waarom kennismanagement?
De hoeveelheid kennis binnen een organisatie zal elke dag alleen maar toenemen. Het wordt nooit minder. Daarom zijn er veel voordelen om aan de slag te gaan met kennismanagement:
Efficiëntie: Als mensen snel de juiste informatie kunnen vinden, zullen taken sneller en beter voltooid worden.
- Kennis gaat niet verloren: Denk aan medewerkers die een nieuwe uitdaging hebben gevonden of met pensioen gaan. Door de kennis die zij bezitten op te slaan, gaat er niets verloren!
- Nieuw personeel: Een centraal punt waar alle kennis opgeslagen is, zorgt ervoor dat nieuw personeel goed van start kan gaan.
- Tevreden medewerkers en klanten: Medewerkers kunnen hun werk beter en sneller uitvoeren. Ook leren ze nieuwe dingen bij. Dit verhoogt de tevredenheid. Daarnaast zullen klanten er ook direct profijt van hebben. Hoe beter medewerkers geïnformeerd zijn, hoe beter zij de klanten te woord kunnen staan.
Gerelateerd: lees onze 5 tips hoe je werknemers kan upskillen en reskillen.
Kennismanagement voorbeelden
Kennismanagement komt in veel verschillende vormen. Denk aan een:
- Kennisbank of interne wiki: een manier om informatie op te slaan en vindbaar te maken.
Handleidingen: vooral handig bij de werking van machines of voor het doorlopen van bepaalde stappen en processen. - CRM-systeem: een centraal systeem voor het onderhouden van klantrelaties. In zo’n systeem kan veel vastgelegd worden zoals contactgegevens, contactmomenten, berichten, afspraken en contracten.
- Auteurstool: met een auteurstool worden leermodules gemaakt. Deze modules zijn digitaal en meestal ook interactief. Kennis en informatie kunnen vastgelegd worden in e-Learning programma’s. Deze programma’s kunnen geraadpleegd worden door de medewerkers.
- LMS: een (Learning Management System) wordt gebruikt voor de verspreiding, rapportage en administratie van e-Learning. Net dit systeem zorg je er dus voor dat de juiste digitale modules bij de juiste personen terecht komen.
Kennismanagement in de praktijk
Binnen een organisatie worden dus meestal verschillende kennismanagement software tools en platforms gebruikt. Vaak verschilt het ook per afdeling of functiegroep welke tools gebruikt worden. Zo zal een CRM vooral in een kantooromgeving gebruikt worden op afdelingen als customer support, sales of marketing. Een auteurstool of LMS met e-Learning modules kan daarentegen nog breder ingezet worden binnen een organisatie. Denk aan modules met productkennis voor winkelpersoneel, of modules over veiligheid voor verplegers, schoonmakers of magazijnmedewerkers.
Voor een optimaal kennismanagement, zijn verschillende tools met elkaar geïntegreerd en heeft elke medewerker eenvoudig toegang tot de juiste informatie. Je kan altijd onze blog kennis delen op het werk lezen om de talrijke voordelen en enkele praktijk voorbeelden te zien.
Wil je het kennismanagement in jouw organisatie verbeteren?
Zoals eerder beschreven, kan een LMS of auteurstool deel uitmaken van jouw kennismanagement strategie. Bij FLOWSPARKS geloven we dat organisaties volledige flexibiliteit en autonomie verdienen bij het creëren en delen van kennis en informatie. Ontwikkel eenvoudig interactieve e-Learning door het combineren van de Learning Formats, Smart Templates en Smart Programs in de FLOWSPARKS auteurstool. Koppel dit aan ons uitgebreide Learning Management Systeem (LMS) en je hebt alle middelen in huis voor verbeterde kennismanagement processen.
Laat je gegevens achter en vraag een demo aan om te zien wat FLOWSPARKS voor je kan betekenen.