flowsparks-resources

7 essentiële elementen voor online onboarding (software)

Blog

Terug naar overzicht

7 essentiële elementen voor online onboarding (software)

  • Leestijd: 4 minuten

Geschreven door Indyra Olivier

Customer Success Coach

In de zoektocht naar talent is een goede onboarding van cruciaal belang. Het garandeert een vlotte inwerkperiode van nieuwe medewerkers. Als organisatie wil je natuurlijk goed opgeleide en loyale medewerkers die echt bijdragen aan je bedrijfsmissie, daarom zetten steeds meer bedrijven in op de onboarding training van hun medewerkers.

Waarom is onboarding zo belangrijk?

Zoals eerder vermeld, garandeert een goede onboarding training een vlot integratieproces van nieuwe medewerkers. Weten waar het bedrijf voor staat en hoe een dag op de werkvloer eraan toe gaat, van de koffiecorner tot hoe je het gebouw moet verlaten als je overwerkt: een goede onboarding geeft structuur en begeleiding om je meer op je gemak te voelen binnen de nieuwe functie.

Huidige trends in onboarding streven naar doeltreffendheid en efficiëntie, dit door gebruik te maken van blended learning oplossingen die web-based training, documenten, face-to-face interactie en team-based activiteiten samenbrengen. Werkgevers hebben geleerd zich te concentreren op wat onmiddellijk waardevol kan zijn voor het bedrijf en prioriteit te geven aan welke informatie als eerste nodig is om een nieuwe medewerker zo snel mogelijk op weg te helpen. Deze informatie wordt het best opgesplitst in kleine brokjes en verspreid via microleren. Onboarding mag niet beperkt blijven tot een korte periode maar moet leiden tot continu leren. Het is belangrijk om nieuwe medewerkers te leren waar en hoe ze nieuwe kennis kunnen vinden, hoe ze vaardigheden kunnen opbouwen, hoe ze kunnen communiceren en samenwerken met anderen, enz.
 

Pro tip: Onthoud dat de eerste dag een overload aan nieuwe indrukken en informatie met zich meebrengt. Niet alle informatie hoeft meteen aan de nieuwe medewerker aangereikt worden. Een overvloed aan informatie leidt er vaak toe dat niet alles wordt onthouden. Denk na over het structureren van je content over een periode die zinvol is voor het traject van de nieuwe medewerker.

Wat is het voordeel van een online onboarding?

Een online onboarding zorgt ervoor dat iedereen dezelfde informatie krijgt, zodat de persoon die de onboarding geeft – hetzij HR, L&D of een medewerker die al lang in dienst is – niet telkens opnieuw dezelfde uitleg hoeft te geven. Bovendien kan de nieuwe medewerker altijd terugvallen op deze online informatiebron.

Voordelen voor de nieuwe medewerker:

  • Online modules kunnen in eigen tempo worden doorlopen
  • Er kan goed voorbereid aan de nieuwe job worden begonnen
  • e-Learning is beschikbaar op elk device, altijd en overal
  • Spelenderwijs en interactief
  • Eén centrale plek met alle informatie waar ze naar terug kunnen
  • De juiste informatie op het juiste moment, niet meteen een overload aan informatie ontvangen

 

Voordelen voor wie de onboarding moet aanbieden:

  • Je zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers de regelgeving vooraf kennen, denk aan veiligheidsregels in de industriële sector
  • Je kan medewerkers enthousiast maken voor hun eerste dag door hen teasers te geven van de werkplek nog voordat ze beginnen
  • Je kan aangepaste informatie aanbieden, afhankelijk van de functie
  • Het bespaart tijd, niet alles hoeft persoonlijk te worden uitgelegd, je krijgt minder vragen en kan je tijd efficiënter besteden
  • Je kan anonieme feedback vragen en algemene trends opvolgen in de data van nieuwe medewerkers

Wat zijn de 7 elementen voor online onboarding?

Laat ik eerst wat misvattingen uit de weg ruimen voordat we ons verder verdiepen in de essentiële elementen. Als je denkt dat online onboarding onpersoonlijk is, dan is dit je wake-up call: NEE, online onboarding is niet onpersoonlijk! Online onboarding geeft je de tijd om die nieuwe medewerker écht te leren kennen. Het bespaart je tijd voor de praktische – maar noodzakelijke – informatie. Deze tijd kan je gebruiken voor de juiste quality time. Er is gewoon veel te veel te doen op de eerste dag. De nieuwe medewerker zal blij zijn te weten dat hij/zij niet al die nieuwe informatie in één keer hoeft te verwerken.

Dus, laten we eens duiken in wat nu écht essentieel is bij het ontwikkelen van een online onboarding module.

#1 Ga voor een persoonlijke introductie

Geef nieuwe medewerkers een persoonlijk welkom en focus op de nieuwe functie. Een belangrijke taak voor de werkgever is om ervoor te zorgen dat taken en verwachtingen vanaf dag één duidelijk zijn. Begin met een goede introductie, waarin niet alleen aandacht is voor de nieuwe medewerker, maar ook wordt uitgelegd wie deze onboarding geeft. Vertel wie je bent, wat je doet en hoe je de nieuweling van dienst kunt zijn. Een voorbeeld:

Hoi Thomas, welkom bij FLOWSPARKS! 

Mijn naam is Tina, ik ben nu al meer dan 3 jaar de HR Manager. Dit betekent dat ik het aanspreekpunt ben als het gaat om uw salarisadministratie, vakantiedagen, medewerkerstevredenheid, of om een kop koffie te drinken. Ik ben 34 jaar en heb 1 dochter, Lisa. Ik woon buiten het centrum van Gent en geniet van mijn maandagavond Yoga sessies in een nabijgelegen yoga centrum. Genoeg over mij, laten we je de juiste informatie bezorgen om vlot aan de slag te gaan bij ons bedrijf.  

Een werkgever kan nog een stap verder gaan en al in een vroeg stadium de ambities en carrièremogelijkheden van de nieuwe medewerker bespreken. Dit soort personalisering werkt op verschillende niveaus.

online-onboarding-voorbeeld

#2 Maak ze wegwijs op kantoor

Nu is het tijd om binnen de bedrijfsmuren te stappen: Wat moet een nieuwe medewerker weten voor de eerste werkdag? Geef ze een digitale rondleiding door het gebouw via een plattegrond of een walk-through video. Dit zal hen sneller op hun gemak stellen op de eerste dag:

  • Hoe komen ze op kantoor met de auto, de fiets of het openbaar vervoer?
  • Waar kunnen ze hun auto parkeren?
  • Hoe komen ze het gebouw binnen?
  • Wat als je laat werkt en het kantoor als laatste moet sluiten?
  • Wat als je vroeg begint en de deuren nog dicht zijn?
  • Waar moet je lunchen? Zijn daar beleidsregels over?
  • Wat zijn de faciliteiten voor koffie een koelkast, of misschien een bakkerij in de buurt?

Praat over de wekelijkse teamvergaderingen, maandelijkse teambuildings, of jaarlijkse bedrijfsfeesten die jullie organiseren. Wordt er af en toe gekookt voor het hele team? Of zorg je regelmatig voor hapjes en drankjes na het werk? Dit toont de kern van je bedrijfscultuur en zal ongetwijfeld een positief effect hebben op de nieuwe medewerker.

Pro tip: Dit is een goed onderdeel van de onboarding, maar zal ook een positieve invloed hebben op de aanwervingsprocedure. Zorg ervoor dat je de bedrijfscultuur en nevenactiviteiten tijdens dit proces introduceert, dit zal potentiële hires een idee geven of ze passen in de bedrijfscultuur.

#3 Neem de eerste zorgen weg

Elk bedrijf werkt anders, en als je met een nieuwe baan begint, moet je altijd je weg vinden in deze workflow. Gebruik online onboarding om wat initiële zorgen weg te nemen. Dit kan een algemene module zijn die uitlegt waar de nieuwe medewerker terecht kan met een specifiek probleem of onderwerp over welzijn en gezondheid, HR, ICT en interne of externe communicatie. Denk aan vakantieaanvragen, salarisvragen, wat te doen in geval van ziekte of een arbeidsongeval of tot wie die zich moet wenden als het even niet goed gaat.

Denk ook aan de praktische kanten van thuiswerken, waarbij je vragen over IT bundelt tot een handleiding: “Hoe richt ik mijn thuiskantoor in?”. Het is geen geheim dat dit de laatste jaren steeds belangrijker is geworden.

Pro tip: Als medewerkers thuis kunnen – of moeten – werken, is het belangrijk om te laten zien dat je nog steeds begaan bent met hun werkomgeving. Je kan hen ondersteunen met extra secundaire arbeidsvoorwaarden, maar ik ben er volledig van overtuigd dat iedereen baat zou hebben bij een ergonomiecursus waarin wordt uitgelegd hoe ze thuis de meest productieve werkomgeving kunnen creëren.

#4 Verzamel alle informatie die je nodig hebt van de nieuwe medewerker

Online onboarding gaat over het geven van informatie maar ook voor HR is het een makkelijke manier om alle benodigde informatie te verzamelen. Dit kan in een online module met open vragen. De informatie gaat niet verloren in de zee van e-mails en je kan altijd terugvallen op de gegevens in de module.

Pro tip: Ja, ik raad een digitale onboarding cursus aan, maar sommige dingen kan je gewoon beter persoonlijk doen. Lever alle noodzakelijke inhoud, maar maak ook tijd om je nieuwe teamlid te leren kennen, buiten de werkmuren. Zaken als hobby’s, huisdieren, passies en eigenschappen zijn een leuke extra. En met deze info kun je de intermediair zijn om je collega’s aan een lead te helpen voor een eerste gesprek.

#5 Laagdrempelig: maak juridische informatie interactief

Laten we eerlijk zijn, niemand verdiept zich graag in arbeidsvoorwaarden, beleidsregels of compliance richtlijnen, maar deze informatie is wel heel belangrijk. Online onboarding is de perfecte manier om deze “droge” informatie interactief aan te bieden. Maar hoe zet je zulke juridische gegevens om in interactieve content?

Schets de situaties waarvan je zou willen dat je medewerkers er de juiste beslissingen over zouden nemen. Je krijgt bijvoorbeeld een fles champagne aangeboden door één van de klanten, wat is dan de juiste actie volgens de ethische code van het bedrijf? Draai de rollen om door uit te gaan van de situatie, in plaats van de theorie.

Medewerkers gaan actief aan de slag met deze situatie, en zo zal de informatie beter blijven plakken dan wanneer ze een lange tekst moeten doorploeteren.

#6 Geef job specifieke informatie

Alle aspecten die ik tot nu toe heb behandeld, kunnen worden gedefinieerd als generieke modules. De informatie is meestal hetzelfde voor elke medewerker, ongeacht de afdeling waar ze werken. Met deze lijst van essentiële zaken ga ik verder in de richting van specifieke modules: de modules die specifieke informatie bevatten over de afdeling waar de nieuwe medewerker zal werken.

Voor de algemene inhoud kan je hen een checklist aanbieden van modules met relevante onderwerpen die besproken moeten worden. Wat de specifieke onderwerpen betreft is het ideaal om deze heel kort te houden, bijvoorbeeld om uit te leggen hoe je informatie opzoekt in een specifiek programma.

#7 Introduceer de collega’s

Dit kan deel uitmaken van de generieke modules of, afhankelijk van de grootte van het bedrijf, een specifieke module zijn per afdeling. Je collega’s ontmoeten kan gestimuleerd worden vanuit het digitaal onboarding traject. Specifiek in een groter bedrijf kan dit een leuke extra zijn om zich sneller op zijn gemak te voelen.

Er zijn veel verschillende en interactieve manieren om dit op te zetten. Het kan een spel worden waarbij je iemands foto moet combineren met de functie of naam. Het kan ook in de vorm van korte video’s waarin elke medewerker zich voorstelt. Dit kan een leuke manier zijn om te leren wie je aanspreekpunt is voor het geval je een specifieke vraag hebt. Door je collega’s bij naam of functie te kennen, of zelfs wat persoonlijke informatie, zullen nieuwe medewerkers sneller kennis maken met anderen.

Stel je voor, je staat bij de koffiehoek, je praat voor het eerst met een nieuwe collega en je weet al dat ze dezelfde interesse voor muziek hebben, een hobby uitoefenen die je intrigeert, of gewoon wat ze binnen het bedrijf doen. Dat is nog eens een goed gesprek!

Pro tip: Denk op termijn ook eens aan een preboarding module. Deze is perfect om te versturen na een eerste gesprek en geeft de kandidaat een duidelijk inzicht in de organisatie. Dit kan de persoon helpen te beslissen of hij/zij het aanbod wil accepteren en of hij/zij past in de bedrijfscultuur.  

Heb ik speciale software nodig voor online onboarding?

Online leerplatformen maken het eenvoudiger om digitale leermodules voor onboarding aan te bieden. Ze maken het ook mogelijk om de voortgang en prestaties van nieuwe medewerkers te volgen via rapportage. Zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens zijn beschikbaar en kunnen worden vergeleken met engagementniveaus. Dit inzicht kan werkgevers helpen om de inhoud die ze aan hun nieuwe medewerkers aanbieden, te verbeteren en aan te passen.

Wanneer je digitale onboarding content aanbiedt, bijvoorbeeld in de vorm van micro learning, zorg er dan voor dat deze op zoveel mogelijk apparaten werkt. Op deze manier kunnen nieuwe medewerkers de content overal raadplegen en gebruiken, en dat hoeft niet per se de werkruimte te zijn. Het biedt ook flexibiliteit bij het plannen van de training, iets wat door de nieuwe medewerker zeker gewaardeerd zal worden.

Bekijk de webinar: Remote onboarding met e-Learning

Je kunt maar één keer een eerste indruk maken! Een vlot, professioneel, aangepast en duidelijk onboardingproces zal zeker indruk maken op nieuwe medewerkers. Maar het creëren van een goede start voor jouw medewerkers is al uitdagend genoeg, laat staan dat je dit op afstand moet doen. Bekijk de webinar en ontdek hoe e-Learning jou kan helpen om een remote en digitaal onboarding proces op te zetten.

Webinar: Remote onboarding met e-Learning